Uuden taloushallinnon ohjelmiston tai ERP-järjestelmän käyttöönotto lähestyy ja saatat miettiä, miten ihmeessä voit varmistaa onnistuneen implementoinnin! Sinulla saattaa olla valmiiksi jo kiire, paljon töitä ja lisäksi pitäisi opetella täysin uusi ohjelma. Stressitasosi nousee jo pelkästä ajatuksesta ja mieleesi hiipii ajatus: jospa kuitenkin jokin menee pieleen. Kuka vastaa siitä, jos palkkoja ei saadakaan maksettua tai laskut eivät lähde ohjelmasta ajallaan?
Voimme säästää hieman uuden ohjelmiston kokonaiskustannuksissa, jos teemme käyttöönoton ihan itse. Viimeiset parikymmentä vuotta exceleitä pyöritellyt näppärä IT-mies osaa varmasti ottaa uuden järjestelmän käyttöön. Puolen päivän opastus henkilökunnalle – siitä se lähtee! Ja eikös jokainen voisi vähän omalla ajallaan lukea ohjeita ja opiskella uutta järjestelmää?
Yllä olevat ajatukset ja esimerkit ovat niitä, joita me välttelemme. Isoin harha-askel uuden ohjelmiston hankinnassa on se, ettei ohjelmiston käyttöönottoon ja työntekijöiden perehdytykseen panosteta tarpeeksi. Uuden ohjelmiston onnistunut jalkautus vaikuttaa aika usein järjestelmän lopulliseen käyttöön ja käyttökokemukseen.
Panosta hyvään ennakkosuunnitteluun
Kuinka sitten onnistut käyttöönotossa? Tai oikeastaan, miten me onnistumme siinä? Mielestäni kaikki perustuu hyvään ennakkosuunnitteluun. Käyttöönoton suunnitteluun on hyvä varata kunnolla aikaa ja resursseja. Tässä vanha sananlasku pätee hyvin: hyvin suunniteltu on valmiiksi tehty.
Aameksen asiantuntijat suunnittelevat ohjelmiston käyttöönoton aina tarkasti yrityksen omien prosessien mukaisesti. Myyntivaiheessa prosessit ja toimintatavat on käyty läpi, mutta ne tulisi vielä tarkistaa. Suunnittelupalaverissa on tärkeää rauhassa kerrata koko matka tarjouksen tekemisestä aina kirjanpitoon asti. Monesti vanhat toimintatavat muuttuvat implementoitaessa uutta järjestelmää, koska tarkoituksena on tehostaa yrityksen liiketoimintaa, vähentää päällekkäisiä työvaiheita sekä taklata vanhan järjestelmän ongelmakohdat.
Suunnittelussa on myös tärkeä kuunnella yrityksen henkilöstöä ja heidän toiveitaan. Henkilöstöllä on erilaisia toimenkuvia ja tehtäviä, jotka on hyvä huomioida käyttöönotossa. Muutokset koskettavat yleensä kaikkia, mutta hyvin ja ajoissa tehty tiedotus luo perustan muutoksessa onnistumiselle.
Seuraavassa vaiheessa laaditaan suunnitelma aikatauluineen ja mahdollisine alkuvalmisteluineen. H-hetkeä helpottaa esimerkiksi kummasti se, että vanhasta järjestelmästä on siirretty valmiiksi asiakkaan haluamat toimittajatiedot uuteen järjestelmään. Tai asiakkaan oma tilikartta on luotu uuteen ohjelmaan, jolloin päästään heti määrittelemään tilejä oikeisiin paikkoihin. Nämä ovat oivia esimerkkejä hyvästä ennakkosuunnittelusta.
Käyttöönotto on tärkeää myös pilkkoa pienempiin osiin ja eri aiheisiin. On tärkeää pohtia konkreettisesti, mikä vaihe antaa avaimet seuraavaan steppiin jne. Kun etenemisreitti on selkeä, on sekä kouluttajien että asiakkaiden helpompi kulkea yhteistä matkaa.
Valitse taloushallinto- tai toiminnanohjausjärjestelmän projektiryhmä huolella
Ketkä sitten ovat käyttöönottoprojekteissa mukana? Jos Aames vastaa uuden järjestelmän jalkauttamisesta, on projektissa aina yksi päävastuuhenkilö ja muut asiantuntijat tukevat häntä. On helpompaa, että yksi heiluttaa tahtipuikkoa ja määrää tahdin viiden orkesterinjohtajan sijaan. Koulutuksissa saattaa usein olla useampi henkilö mukana, koska kouluttajien osaamisalueet ovat erilaisia. Esimerkiksi itse tunnen kuin omat taskuni mm. osto- ja myyntilaskujen käsittelyn tai työajanseurannan, mutta kirjanpitoasioissa siirryn mieluusti takavasemmalle ja annan toisen asiantuntijan hoitaa tämän osion.
Vahvuutemme on pieni ja ketterä tiimi, mutta jokaisella meistä on oma laaja osaaminen toiminnanohjausjärjestelmien ja taloushallinnon ohjelmien eri osa-alueista. Kun yhdistämme osaamisemme, syntyy uskomattoman ammattitaitoinen käyttöottotiimi.
Asiakkaana sinun on tärkeää huomioida henkilöstösi erilaiset toimenkuvat ja osaamistasot. Ohjelmiston pääkäyttäjä nimeää yleensä käyttöönoton tiimin. Lisäksi on hyvä käydä läpi henkilöstösi osaamisalueet ja esimerkiksi toiveet koulutuksen toteutukselle. Jotkut omaksuvat tietoa muita nopeammin, osa saattaa toivoa koulutusta lähiopetuksena ja osa taas etäyhteydellä. Henkilöstön toiveiden huomioiminen auttaa onnistuneeseen lopputulokseen, ja oman kokemukseni mukaan tämä myös parantaa käyttöönoton asiakaskokemusta merkittävästi.
Projektin aikana vastuuhenkilön tulee pitää kaikki osallistujat ajan tasalla sekä huolehtia aikataulusta. On sanottava ääneen, mitä on tehty, mitä tehdään parhaillaan ja mitä tullaan tekemää, jotta koko projektiryhmä pysyy ajan tasalla.
Mitä tapahtuu ohjelmiston käyttöönoton jälkeen?
Mitäs sitten kun käyttöönottoprojekti on ohi? Laitetaanko lasku asiakkaalle ja toivotetaan tsempit? No ei ihan näin 
. Tässä vaiheessa on tärkeää laatia yhteenveto ja projektin läpikatsaus: Onko pysytty suunnitelmassa ja aikataulussa. Entä onko tavoitteet saavutettu. Matkaan on myös saattanut tulla mutkia, joiden tarkempi läpikäynti kannattaa tehdä. On hyvä kuunnella kaikkia käyttöönotossa mukana olleita ja antaa heille mahdollisuus rehelliseen palautteenantoon.
Asiakkaana sinun on myös hyvä tietää, mistä numerosta saat jatkossa tukea. Kerron aina, mistä apua saa meidän oman sovellustuen ohella, ja mitä eri tukikanavia on olemassa. Ohjeistus ja jatkokoulutus ovat myös osa kokonaisuutta. Käyttöönoton jälkeen toimitamme asiakkaalle aina yhteenvedon ohella ohjeet ja materiaalit ohjelmiston käyttöön.
Uuden järjestelmän käyttöönotto on vasta ensimmäinen askel: perusta on laitettu kuntoon ja näytetty suuntaviivat tulevalle. Alussa tarvitaan kärsivällisyyttä – kaikille tulee antaa mahdollisuus rauhassa omaksua uudet asiat. Itselläni on yleensä tapana sopia parin viikon päähän käyttöönotosta asiakkaan kanssa palaveri, jossa käydään esiin nousseita asioita läpi. Muutaman viikon käytön jälkeen henkilöstö osaa yleensä kysyä ihan eri kysymyksiä kuin ensimmäisessä koulutuksessa.
Emme siis jätä asiakasta yksin implementointiprojektin jälkeen vaan yhteinen matka jatkuu, sillä ohjelmistoa kehitetään yhdessä pieni pala kerrallaan asiakastarpeen mukaan.
Tiedotamme myös aktiivisesti tulevista koulutuksista, webinaareista ja uusista ominaisuuksista, ja rohkaisenkin aina pyytämään lisäkoulutusta, jos siltä tuntuu.
Onnistuneessa käyttöönotossa aina tärkeintä on tyytyväinen asiakas!
Olen mielelläni myös Teidän apunanne tulevissa käyttöönottoprojekteissa!
Annina Vuori
Sovellusasiantuntija
0400 402 654
annina.vuori@aames.fi
