Yrityksissä on nykyään käytössä useita erilaisia järjestelmiä toimintojen hallitsemiseksi. On monenmoisia ohjelmistoja, taloushallinnon järjestelmiä, kassa- ja crm-järjestelmiä sekä ulkoistettuja logistiikkapalveluja. Jopa Exceleitä yhä käytetään tilausten käsittelyyn ja raportointiin.
Perinteisesti järjestelmien yhdistäminen on tehty ERPin ja taloushallinnon näkökulmasta niin, että samoja asioita kirjoitetaan useaan paikkaan lukuisia kertoja. Yrityksillä on kuitenkin yhä suurempi tarve integroida näitä järjestelmiä yhteen. Yhdistämisellä yritykset pystyvät vähentämään virheiden määrää ja päällekkäisiä työvaiheita, jonka kautta syntyy tehokkuuden parantumista sekä selkeitä kustannussäästöjä.
Esimerkkinä yritys, joka on lähtenyt mukaan verkkokauppa-toimintaan: Ilman integraatiota verkkokaupasta tulevat tilaukset joudutaan syöttämään manuaalisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Vasta sitten tilaukset saadaan eteenpäin ja varastojen tilanteet päivittymään. Toisin sanoen samaa tietoa käsitellään useita kertoja.
Tämän päivän integraatioratkaisut mahdollistavat, että verkkokauppa keskustelee saumattomasti toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Toiminnanohjauksen ja verkkokaupan välisiä erityyppisiä integraatioita on paljon, mutta kaikissa on ideana vähentää käsin tehtävää työmäärää. Silloin yritykset pystyvät tehostamaan omia prosessejaan ja vapauttamaan kallisarvoista aikaa tuottavampaan toimintaan.
Perinteisesti vai perin pohjin?
Perinteisesti integraatioprojektit ovat menneet yleensä näin: Integraatiot määritellään alusta asti yhä uudestaan ja uudestaan jokaisen asiakkaan sekä jokaisen toimijan kanssa. Kun projektissa on mukana useampi taho, tarkoittaa se helposti asiakkaan näkökulmasta, että ne venyvät eikä kustannukset kohtaa aikaiseksi saatua hyötyä. Lisäksi useita osapuolia sisältävissä perinteisissä integraatioprojekteissa määrittelyt yleensä tehdään juuri sen nimenomaisen hetken tilanteen mukaan. Projektin jälkeen kaikki pitävät sormet ristissä, ettei kumpikaan osapuoli tee omaan järjestelmäänsä muutoksia. Mitä integraatiolle siinä tapauksessa tapahtuu? Pahimmassa tapauksessa projekti on pakko tehdä uudestaan, jolloin asiakas joutuu maksamaan siitä toisen kerran.
“Todellisuudessa hyvin tehdyt ja suunnitellut integraatiot mahdollistavat yritysten eri järjestelmissä olevien prosessien automatisoinnit. Automaation kautta pystytään tehostamaan sisäisiä prosesseja ja sitä kautta saadaan kustannussäästöjä.”
Tänä päivänä on myös kiinnostavaa, että usealla yrityksellä on käytössään ulkoisia raportointityökaluja. Raportoinnin tarve on asiakaskohtaista ja lisäksi työtehtävä-kohtaista. Eli toimitusjohtajaa kiinnostaa vain tietyt asiat ja hän haluaa itselleen sopivaa raportointia, kun taas myyntijohtajan tarvitsee tietää toisia asioita, ja osto kaipaa puolestaan ihan eri dataa. Puhumattakaan tuotannosta.
Miten toiminnanohjausjärjestelmät ja raportointityökalut integroidaan järkevästi? Tavoitteena on kuitenkin pystyä luomaan koko organisaation kattavia kaikkien tehtävänkuviin sopivia hyödyllisiä raportteja.
Integraatio palveluna on nykyaikaa
Nykyään integraatioita pystytään toteuttamaan palveluna. Eri ohjelmistot, verkkokauppa-alustat, toiminnanohjaus- ja crm-järjestelmät saadaan helposti integroitua yhteen palveluna. Palvelulla on tietty kuukausikustannus, joten menoja on helppo ennustaa, ja palvelun ratkaisua voidaan myös monistaa. Näin järjestelmien keskinäinen sovittaminen on itseasiassa asiakkaan kannalta hyvinkin kustannustehokasta.
Loppujen lopuksi integraatioilla täytyy saavuttaa jotain mitattavaa — Lisää aikaa, lisää vapaa-aikaa, lisää asiakkaita tai lisää rahaa. Jos liiketoiminnan kehittymistä seurataan tuloslaskelman taseen kautta, ollaan vain historiatiedon äärellä. Nykyään on oleellista pystyä johtamaan etupainotteisesti eri tyyppisillä mittareilla ja ennusteilla. Yleensä sitä saavutetaan, mitä myös mitataan. Näin yrityksissä aletaan todella johtamaan tiedolla.
Meillä DG Aameksella on osaamista niin kassajärjestelmien integraatioratkaisuihin kuin CRM-, verkkokauppa- ja toiminnanohjausjärjestelmien yhdistämiseenkin, kuin myös taloushallinnon, logistiikan sekä projektienhallinnan ohjelmistoratkaisuihinkin (Visma.net).